Otomasi Perkantoran – Menjalankan sebuah perusahaan berarti menuntut pimpinan dan para pekerja untuk bekerja secara produktif dan mencapai target dalam jangka waktu tertentu. Jika hanya mengandalkan kemampuan manusia saja, terjadinya human error akan memperlambat aktivitas pekerjaan yang dilakukan.

Maka dari itu, dengan menerapkan otomasi perkantoran, setidaknya membantu untuk menyelesaikan hal-hal yang sekiranya harus diselesaikan dalam kurun waktu cepat dan minim kesalahan. Namun, masih banyak yang belum familiar, apa itu otomasi perkantoran?

Pengertian Otomasi Perkantoran

Otomasi perkantoran merupakan pemanfaatan teknologi yang diaplikasikan pada barang elektronik untuk membantu meningkatkan produktivitas para pekerja di kantor. 

Secara sederhana, otomasi bisa melakukan beberapa tugas dasar seperti memproses, menyimpan, dan melakukan distribusi dokumen-dokumen penting perusahaan kepada pekerja. 

Tidak hanya itu, penggunaan otomasi juga dapat dijadikan sebagai media untuk komunikasi antar para karyawan, baik secara personal atau kelompok, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Tujuan Utama

Penerapan otomasi di kantor mempunyai tujuan utama yang diharapkan dapat mencapai target perusahaan. Secara spesifik, berikut ini merupakan daftar tujuan utamanya.

  • Digunakan sebagai pelengkap atribut perusahaan dan menggabungkannya dengan sumber daya manusia (SDM) para karyawan.
  • Menaikkan profit perusahaan dengan meminimalisir pengeluaran hingga kerugian dana.
  • Menjadi “jembatan” komunikasi para pekerja dan atasan jika dirasa tidak mampu bertatap muka secara langsung.
  • Membantu menyelesaikan permasalahan internal ketika mengerjakan sebuah proyek.

Ragam Aplikasi Otomasi Perkantoran

Otomasi juga bisa berupa aplikasi, sehingga keberadaannya pasti sudah familiar untuk para karyawan di kantor. Di antaranya adalah:

  • E-mail (fungsinya untuk mengirimkan, menerima, hingga menyimpan berbagai macam pesan. Biasanya dalam bentuk teks yang dilampirkan pada dokumen atau body email. Aplikasi tersebut contohnya seperti Gmail dan Yahoo!)
  • Word Processing (aplikasi seperti Microsoft Word, Excel, dan Power Point menjadi komponen word processing yang paling umum digunakan pada aktivitas kerja di perkantoran. Memudahkan karyawan untuk mengerjakan berbagai macam tugas supaya lebih cepat).
  • Konferensi dalam video (para karyawan dapat melakukan komunikasi melalui video call dengan berbagai macam cara. Mulai dari video dan suara satu arah yang mengandalkan satu pembicara saja, sedangkan video dua arah melibatkan lebih dari satu orang pembicara. Contoh aplikasinya seperti Zoom dan Google Meet).

Perangkat Pendukung yang Dibutuhkan

otomasi perkantoran
Photo by Copernico on Unsplash

Tanpa adanya perangkat pendukung, otomasi tidak dapat digunakan secara maksimal oleh para karyawan. Perangkat tersebut mulai dari komputer (untuk mengolah data dalam bentuk softcopy), alat cetak (seperti alat fotokopi untuk melakukan duplikasi data dalam bentuk hard copy), alat untuk pengiriman data (misalnya telepon dalam bentuk suara dan faksimile untuk mengirim data dalam bentuk cetak).

Adanya otomasi perkantoran ternyata memang sangat membantu untuk para karyawan ya, Sob? Pekerjaan yang dilakukan jauh lebih mudah, dan tentunya pengerjaannya cepat serta sangat efisien dari segi waktu.

Hal ini yang mendorong Jagoan Hosting untuk menyediakan layanan server terbaik melalui VPS X. Sebagai salah satu rekomendasi server, VPS X menyediakan fasilitas untuk memenuhi berbagai macam kebutuhan seperti online storage, internet of things  (IOT), hingga web & apps hosting.
Layanan VPS X dari Jagoan Hosting juga menyediakan XCube, yakni kumpulan template VPS yang bisa kamu pilih dan install sesuai dengan kebutuhan, Sob! Klik di sini untuk mengetahui keunggulan VPS X lainnya yang sayang untuk kamu lewatkan.

0 Shares:
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like