Reputasi bisnis dibangun dari kualitas pelayanan kepada klien. Kalau kualitas tim customer service-nya saja lamban, bisa-bisa calon klien tidak jadi menggunakan jasamu. Inilah pentingnya menggunakan customer support software agar chat klien cepat ditanggapi.
Bagi perusahaan yang baru merintis, menangani chat klien mungkin masih sangat memungkinkan. Tetapi bayangkan jika setiap hari ada ratusan klien yang ingin menghubungimu, tentu bakal muncul antrean yang menyebabkan ketidakpuasan.
Biar perusahaanmu tidak mengalami hal itu, mari pahami kenapa wajib menggunakan aplikasi customer service lewat pembahasan berikut!
Kenapa Gunakan Customer Support Chat Software?
Jangan sampai kamu kalah saing hanya karena tidak ingin menggunakan aplikasi customer service. Apalagi saat ini kebanyakan orang akan bertanya-tanya terkait produk sebelum memutuskan membelinya. Jelas menandakan pentingnya jadi layanan yang responsif.
Untuk mewujudkannya, ini saatnya beralih menggunakan aplikasi kalau kamu menghadapi:
- Kewalahan menanggapi percakapan pelanggan.
- Sulit memantau kepuasan pelanggan terhadap kualitas pelayanan.
- Batasan jumlah agen.
- Kekhawatiran akan keamanan dan privasi data.
Customer software mampu mengatasi masalah-masalah tersebut dengan menghadirkan sistem praktis untuk mengelola tiket pelanggan secara sistematis. Tujuannya agar mempermudah kamu menanggapi pesan satu per satu dengan maksimal.
Fitur Customer Support Software
Untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan, tentu aplikasi dibekali dengan fitur-fitur penting. Fitur-fitur ini tidak bisa kamu dapatkan tanpa menggunakan customer software. Berikut beberapa fitur kuncinya:
1. Pesan Otomatis
Aplikasi sudah didukung teknologi canggih yang memungkinkan adanya otomatisasi pengiriman pesan. Contohnya, jika kamu menghubungi bisnis melalui chat, pasti kamu akan langsung mendapat balasan.
Itu memungkinkan karena adanya penggunaan teknologi chatbot. Maka dari itu penting memilih aplikasi yang berkualitas agar pengalaman pengguna tetap terjaga.
2. Jumlah Agen Bebas
Kalau biasanya satu HP hanya untuk satu akun, sekarang satu akun bisa terdiri dari beberapa agen berbeda.
Adanya kebebasan untuk menambahkan agen sangatlah bagus. Karena kamu tak perlu lagi membayar biaya tambahan yang mana mungkin saja terjadi jika menggunakan provider lain.
Semakin banyak agen, maka semakin banyak pula chat yang bisa ditanggapi.
3. Kemampuan Menangani Pesan Jumlah Besar
Terlalu banyak pesan yang masuk bisa bikin kewalahan. Akan tetapi fitur customer support platform bakal memudahkanmu dalam menangani setiap pesan yang masuk.
Dengan fitur ini, kamu bisa mengelola setiap permintaan yang masuk tanpa khawatir membuat pelanggan disepelekan.
4. Balas Pesan secara Terpusat
Semua pesan yang masuk ke perusahaan akan dikirim melalui dashboard yang terpadu. Jadi tak perlu mengunjungi lagi masing-masing saluran untuk menanggapinya. Kamu bisa menanggapi balasan pesan lewat satu dashboard saja.
5. Integrasi Omnichannel
Omnichannel adalah bentuk integrasi berbagai layanan menjadi satu. Misalnya, kamu punya saluran percakapan di media sosial, email, maupun WhatsApp, semuanya bisa masuk ke satu sistem saja. Jadi tugas kamu tinggal membalas pesan yang masuk dari sistem yang ada.
6. Laporan Analitik
Aplikasi mampu memberikan laporan analitik terkait performa kampanye. Data yang bisa diungkap melalui laporan ini seperti tingkat kepuasan pelanggan, waktu rata-rata chat dibalas, hingga total tiket yang masuk.
Keunggulan Menggunakan Customer Support Software
Pastinya menggunakan aplikasi akan membantumu menangani tiket pelanggan. Aplikasi ini akan membantumu dari berbagai sisi, di antaranya:
1. Menyatukan Seluruh Percakapan dalam Satu Dashboard
Kalau kamu mempunyai fitur live chat di media sosial dan website, tentu bisa cukup repot jika harus mengelolanya secara terpisah.
Kabar baiknya memanfaatkan fitur aplikasi memudahkanmu untuk mengelola seluruh percakapan dalam satu dashboard saja.
2. Mencegah Antrean Pelanggan
Antrean bisa muncul apabila terlalu banyak permintaan yang masuk, sedangkan jumlah agennya tidak memadai.
Akan tetapi fitur Pesan Otomatis dari aplikasi membantu supaya pelanggan bisa langsung mendapatkan balasan setelah mengirim pesan. Dengan begitu, pelanggan tidak merasa didiamkan begitu saja.
3. Memudahkan Pelacakan Interaksi Pelanggan
Dengan begitu banyaknya pelanggan setiap hari, tentu susah jika harus melacaknya satu per satu. Kalau kamu menggunakan best customer support software, setiap tiket pelanggan mudah dilacak dengan mudah.
4. Memberikan Laporan Kepuasan Pelanggan
Manfaat lainnya adalah kemudahan untuk membuat laporan kepuasan pelanggan. Biasanya pelanggan perlu memberikan penilaian terhadap kualitas pelayanan.
Jika melakukannya secara manual tentu akan membuang-buang waktu dan tenaga. Tetapi aplikasi akan membantu supaya semua ulasan bisa dilacak.
5. Meningkatkan Kecepatan Waktu Respons
Aplikasi customer service akan lebih lancar dan maksimal jika memiliki lebih dari satu agen. Dengan adanya lebih dari satu agen, maka ini akan meningkatkan waktu respons pelanggan.
Cara Menggunakan Customer Support Software
Sebetulnya ada cara manual dan cara yang praktis. Secara manual, kamu harus mengunduh dan menginstal aplikasi tersebut dari awal, lalu mengintegrasikannya sebagai plugin di website.
Namun jika memilih cara yang praktis, kamu bisa menggunakan layanan customer support software dari provider terpercaya.
Nantinya kamu akan dibantu mulai dari konfigurasi awal, sehingga siap untuk langsung dipakai pada website.
Biaya Customer Support Software
Biayanya sudah pasti tetap dan tidak dikenakan overcharge meski ada penambahan agen. Jika kamu ingin meningkatkan kapasitas percakapan yang bisa dilayani, maka kamu bisa upgrade langsung dengan sedikit tambahan biaya.
Namun pastinya semua biaya akan dijelaskan di awal secara transparan. Jadi kamu tak perlu khawatir akan terkena biaya kejutan. Bahkan tim dukungan pelanggan bisa menemukan paket yang sesuai kebutuhan bisnis, tinggal konsultasikan saja.
Rekomendasi Customer Service Support Software
Menggunakan customer support software akan meningkatkan kualitas pelayanan pelanggan. Pemantauan tiket pelanggan jadi lebih mudah, serta kamu bisa mendapatkan laporan kinerja yang komprehensif.
Kalau mau menikmati fitur-fitur yang tadi disebutkan, kamu bisa gunakan Chatwoot. Pastikan pilih dari Jagoan Hosting supaya Aplikasi Customer Service ini siap untuk digunakan.
Pekerjaan jadi lebih cepat selesai dengan adanya fitur pesan otomatis, Unlimited Agen dan Unlimited Monthly Active User. Yuk kelola semua tiket pelanggan secara maksimal dengan aplikasi ini, hubungi tim kami untuk mendapatkan detail biayanya.
FAQ
Apa perbedaan customer service dan customer support?
Customer service adalah layanan untuk membantu pelanggan dalam melakukan pembelian. Sedangkan customer support adalah layanan berupa dukungan teknis dalam menggunakan produk tertentu.
Apa itu customer software?
Customer software adalah aplikasi pengelolaan multi-saluran yang memudahkan kamu untuk berkomunikasi dengan pelanggan secara efisien. Tujuannya supaya kepuasan pelanggan bisa dipertahankan.
Apakah aplikasi customer support cocok untuk UMKM?
Tentu. Justru akan sangat membantu, karena biasanya UMKM memiliki karyawan yang terbatas. Dengan menggunakan customer software, kamu bisa menanggapi permintaan pelanggan dengan cepat.
Apa manfaat menggunakan software ini?
Dengan menggunakan customer software, kamu bisa melacak tiket pelanggan, mempercepat waktu respon, hingga memberikan laporan kinerja. Secara keseluruhan ini akan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Apakah customer support software bisa diintegrasikan ke media sosial?
Bisa, Chatwoot bisa tersambung ke berbagai saluran. Meski begitu, pengelolaannya tetap mudah karena adanya satu dashboard yang mengintegrasikan semua saluran tersebut.
