- Project planner memungkinkan tim mengatur proyek lengkap dengan informasi PIC dan deadline.
- Tools gratis bisa untuk kebutuhan sederhana, tetapi mulai terbatas saat proyek bertambah.
- Salah satu rekomendasi project planner adalah Proman yang menyediakan fitur monitoring, Calendar View, hingga reminder.
- Template dapat membantu tahap awal, tetapi dengan aplikasi lebih efektif.
Mengapa Project Planner Lebih Baik dari Tools Gratis?
Tools gratis biasanya hanya untuk kebutuhan dasar, seperti mencatat daftar pekerjaan dan menyimpan catatan. Format tersebut memang cukup untuk proyek pribadi atau tim kecil.
Masalahnya, kebutuhan pengelolaan proyek akan terus berkembang. Satu proyek dapat melibatkan beberapa divisi dan puluhan pekerjaan.
Aplikasi perencanaan project memberikan sistem kerja yang lebih terstruktur karena seluruh informasi proyek dapat kamu kelola dari satu tempat.
Beberapa keunggulannya dibandingkan tools gratis antara lain:
- Setiap proyek memiliki ruang kerja yang lebih terorganisasi.
- Task dapat dibagikan kepada PIC.
- Deadline lebih mudah dipantau.
- Progres dapat dilihat dari satu dashboard.
- Reminder guna mengurangi risiko pekerjaan terlewat.
Dengan menggunakan aplikasi ini, tim kamu pun bisa membangun alur monitoring proyek yang lebih efisien dan tidak perlu pengecekan manual setiap saat.
Rekomendasi Aplikasi Project Planner dengan Fitur Lengkap
Project Planner Proman
Salah satu aplikasi project planner yang dapat kamu gunakan adalah Proman dari Jagoan Hosting.
Proman sendiri merupakan platform manajemen proyek berbasis AI yang memungkinkan kamu untuk mengatur berbagai macam project dalam satu dashboard.
Aplikasi ini juga dapat memberikan rangkuman progres secara otomatis sehingga project manager tidak perlu terus menyusun rekap manual.
Penasaran apa saja fitur yang ditawarkan Proman? Berikut pembahasannya:
1. Project Health Monitoring
Project Health Monitoring menampilkan kondisi seluruh proyek aktif dalam satu tampilan. Fitur ini memungkinkan kamu mengetahui status project tanpa membuka data satu per satu, seperti mana:
- Proyek yang masih berjalan sesuai rencana
- Proyek yang membutuhkan perhatian
- Pekerjaan yang berisiko terlambat
2. Project Management
Seluruh proyek dapat disimpan dalam satu sistem terpusat agar lebih mudah dipantau. Kamu dapat mengatur informasi seperti:
- ID proyek
- Nama proyek
- Nama klien
- Kategori proyek
- Tanggal mulai
- Target penyelesaian
- Status proyek
- Prioritas
- Catatan tambahan
3. Task Management
Setiap proyek dapat dipecah menjadi beberapa task kecil. Task tersebut kemudian dapat kamu bagikan kepada divisi yang bertanggung jawab. Tim juga dapat melihat status pekerjaan sehingga koordinasi tidak harus selalu dilakukan melalui chat.
Informasi yang dapat dicatat meliputi:
- Nama task.
- Detail pekerjaan.
- PIC atau assignee.
- Prioritas.
- Tanggal mulai.
- Deadline.
- Status.
- Progres.
- Hubungan dengan proyek utama.
4. Calendar View
Calendar View membantu menampilkan jadwal dalam format kalender. Tampilan ini memudahkan tim melihat beban pekerjaan berdasarkan tanggal.
Kamu juga dapat mengetahui apakah terlalu banyak task dijadwalkan pada waktu yang sama.
5. Gantt Chart
Dengan tampilan Gantt Chart, tim dapat melihat task mana yang sedang berlangsung dan task berikutnya yang harus dimulai.
Gantt Chart membantu project manager mendeteksi benturan timeline sebelum mengganggu target penyelesaian proyek.
6. Rekomendasi Project dan Task dari AI
Proman dilengkapi fitur AI untuk menghasilkan rekomendasi detail task. Kamu hanya perlu menambahkan kategori proyek dan AI dapat membuat sekitar tiga sampai lima detail pekerjaan sebagai dasar perencanaan.
7. Reminder Otomatis melalui Telegram
Proman dapat dihubungkan dengan bot Telegram untuk mengirimkan reminder dan laporan terkait proyek.
Dengan reminder tersebut, project manager tidak harus selalu mengirim pesan manual kepada setiap PIC.
Contoh Project Planner Template
Sebelum menggunakan aplikasi, kamu perlu menentukan informasi apa saja yang akan dicatat pada setiap proyek. Struktur yang sederhana akan memudahkan anggota tim memahami alur pekerjaan.
Mari lihat contoh template perencanaan untuk proyek pembuatan landing page:
| Task | PIC | Mulai | Deadline | Prioritas | Status | Dependensi |
| Menulis copy | Copywriter | 4 Agustus | 6 Agustus | Tinggi | Dikerjakan | Struktur konten |
| Membuat desain UI | UI Designer | 4 Agustus | 8 Agustus | Tinggi | Dikerjakan | Struktur konten |
Hindari membuat terlalu banyak variasi status karena dapat membingungkan anggota tim. Sebagai gantinya, kamu bisa menggunakan status berikut agar data lebih mudah difilter:
- Belum Mulai
- Dikerjakan
- Menunggu Review
- Perlu Revisi
- Selesai
- Tertunda
Hal yang Bisa Dilakukan dengan Project Planner
Aplikasi ini dapat kamu gunakan untuk lebih dari sekadar mencatat daftar pekerjaan. Sistem ini dapat menghubungkan tahap perencanaan, eksekusi, monitoring, dan evaluasi proyek.
Berikut beberapa hal yang dapat dilakukan:
- Mengelola Beberapa Proyek Sekaligus: Semua proyek aktif dapat disimpan dalam satu dashboard.
- Membagi Proyek Menjadi Task: Proyek besar dapat dipecah menjadi pekerjaan yang lebih kecil dan mudah ditindaklanjuti.
- Menentukan PIC: Setiap task bisa memiliki satu penanggung jawab agar proses koordinasi lebih mudah.
- Menyusun Prioritas: Task dapat dibagi berdasarkan tingkat kepentingannya, seperti tinggi, sedang, dan rendah.
- Memantau Timeline: Jadwal proyek dapat ditampilkan melalui kalender atau Gantt Chart agar tim bisa memahami urutan pekerjaan.
- Mendeteksi Risiko Keterlambatan: Project manager dapat melihat task yang tidak mengalami perkembangan atau telah melewati deadline sebelum keterlambatan mengganggu keseluruhan proyek.
- Membuat Rangkuman Progres: Rangkuman progres dapat dibuat lebih cepat dengan bantuan AI tanpa mengumpulkan informasi secara manual dari setiap anggota tim.
- Mengirim Reminder: Fitur ini mengurangi ketergantungan pada pesan manual yang mudah tenggelam di antara percakapan lain.
Perbandingan Manajemen Project dengan Aplikasi vs Sheet Biasa
Menggunakan project planner spreadsheet masih masuk akal untuk proyek dengan sedikit task.
Namun, aplikasi lebih efektif ketika kamu membutuhkan monitoring lintas proyek hingga fitur seperti reminder otomatis dan rangkuman progres.
Mari pahami dulu perbandingan penggunaan keduanya:
| Aspek | Aplikasi Project Planner | Sheet Biasa |
| Penyimpanan proyek | Terpusat dalam satu sistem | Tersebar di beberapa file |
| Pembagian task | Terstruktur berdasarkan proyek | Diatur manual |
| Monitoring progres | Mudah dilihat karena ada dashboard | Harus membuka dan memeriksa data |
| Visualisasi timeline | Calendar View dan Gantt Chart | Perlu dibuat dan diperbarui manual |
| Reminder | Berjalan otomatis | Bergantung pada pengingat manual |
| Rekomendasi task | Dapat dibantu AI | Disusun sendiri dari awal |
| Laporan progres | Dirangkum dari data proyek | Perlu direkap manual |
| Konsistensi data | Menggunakan konfigurasi yang terpusat | Rentan memiliki format berbeda |
| Pengelolaan banyak proyek | Lebih mudah dikembangkan | Semakin panjang dan rumit |
| Kolaborasi | Dibuat untuk koordinasi tim | Dapat digunakan bersama, tetapi terbatas |
| Risiko versi file | Lebih rendah | Bisa muncul banyak salinan file |
Cara Menambahkan Proyek di Project Planner
Pada Proman, untuk memulai pengelolaan dimulai dari konfigurasi data dan penambahan proyek. Mari simak cara menambahkan proyek di Proman yang bisa kamu ikuti agar tidak bingung:
1. Isi Sheet Konfigurasi
Lengkapi beberapa informasi di Sheet Konfigurasi. Data tersebut akan digunakan oleh sheet lain agar format pencatatan tetap konsisten. Adapun data yang diminta di antarannya:
- Daftar klien.
- Kategori proyek.
- Pilihan prioritas.
- Status tugas.
- Tim atau assignee.
- Project task.
- Detail task.
2. Buat Template Task dengan AI
Setelah kategori proyek tersedia, gunakan menu Proman Tools, lalu pilih Generate Task Template (AI).
AI akan membuat sekitar tiga sampai lima detail task untuk setiap kategori proyek. Hasil tersebut dapat digunakan sebagai dasar dan bisa kamu edit sesuai ruang lingkup pekerjaan.
3. Tambahkan Proyek pada Sheet Project
Masukkan proyek baru pada Sheet Project. Pastikan setiap proyek memiliki ID yang unik karena ID tersebut akan digunakan sebagai referensi pada sheet lain. Lengkapi juga data seperti nama proyek, klien, kategori, deadline, prioritas, dan status.
4. Tambahkan Task pada Sheet Tasks
Pilih ID proyek yang sudah dibuat. Nama proyek terkait akan terisi secara otomatis. Setelah itu, tambahkan task, detail pekerjaan, PIC, deadline, status, dan prioritas. Pastikan satu task memiliki satu penanggung jawab agar progres lebih mudah dipantau.
5. Periksa Gantt Chart
Data dari proyek dan task akan ditampilkan secara otomatis pada Sheet Gantt Chart. Gunakan tampilan tersebut untuk memeriksa urutan pekerjaan, prioritas hingga benturan jadwal.
6. Hubungkan Bot Telegram
Buat bot melalui BotFather, simpan token yang diberikan, lalu masukkan token dan Telegram Chat ID pada Sheet Konfigurasi.
Setelah itu, hubungkan server automation dengan spreadsheet dan lakukan tes koneksi melalui menu Proman Tools.
Jangan membagikan token bot kepada orang yang tidak berkepentingan karena token tersebut digunakan untuk mengontrol bot.
7. Aktifkan Daily Reminder
Pilih menu Set Daily Reminder (18.00) pada Proman Tools. Setelah aktif, sistem akan mengirimkan reminder harian melalui Telegram mengenai proyek yang perlu diperhatikan.
Kapan Perlu Menggunakan Project Planner?
Tidak semua pekerjaan membutuhkan planner project. Namun, ini mulai dibutuhkan ketika metode manual membuat koordinasi menjadi lebih lambat. Adapun Berikut tanda-tandanya:
- Deadline Sering Molor: Tim sering terlambat karena tidak ada pengingat atau prioritas tidak jelas.
- Progres Harus Ditanyakan Satu per Satu: Project manager harus menghubungi setiap PIC untuk mengetahui status pekerjaan.
- Sering Terjadi Pekerjaan Ganda: Dua anggota tim mengerjakan hal yang sama karena pembagian tanggung jawab tidak terlihat dengan jelas.
- Laporan Proyek Memakan Banyak Waktu: Project manager harus mengumpulkan data dan menulis rangkuman secara manual.
- Mengelola Beberapa Klien atau Proyek: Semakin banyak proyek yang berjalan bersamaan, semakin sulit mengingat seluruh deadline.
- Tim Bekerja dari Lokasi Berbeda: Tim remote membutuhkan sumber informasi yang sama agar seluruh anggota dapat melihat pekerjaan dan progres terbaru.
FAQ
1. Apa Bedanya Project Planner dengan To-Do List?
To-do list digunakan untuk menuliskan daftar pekerjaan yang perlu diselesaikan. Adapun Sementara itu, perencanaan proyek memungkinkan pencatatan yang lebih lengkap, seperti PIC, deadline, status dan lainnya.
2. Apakah Proman Bisa Membantu Menentukan Task?
Bisa. Proman memiliki fitur Generate Task Template berbasis AI yang dapat menghasilkan sekitar tiga sampai lima detail task berdasarkan kategori proyek yang tersedia.
Hasil AI dapat digunakan sebagai dasar, lalu disesuaikan kembali dengan kebutuhan proyek.
3. Apa Fungsi Gantt Chart dalam Pengelolaan Proyek?
Gantt Chart membantu menampilkan jadwal, durasi, dan urutan task secara visual. Fitur ini memudahkan tim melihat dependensi pekerjaan dan mendeteksi benturan timeline.
Cegah Deadline Molor dengan Proman, Project Planner dari Jagoan Hosting!
Mengandalkan sheet biasa dapat membuat proses monitoring proyek semakin sulit. Informasi lebih mudah tenggelam dan progres harus di-follow up satu per satu.
Untuk membantu mencegah masalah tersebut, gunakan Proman – Platform Manajemen Project Berbasis AI by Jagoan Hosting.
Proman menyatukan kebutuhan pengelolaan proyek dalam satu sistem, mulai dari Project Health Monitoring untuk melihat kondisi seluruh proyek hingga Task Management untuk mengatur pekerjaan serta PIC.
Kamu juga bisa memiliki Calendar View untuk melihat jadwal berdasarkan tanggal dan mendapatkan reminder otomatis melalui Telegram.
Selain fitur yang lengkap tersebut, kamu juga akan didukung oleh tim Jagoan NextCare yang proaktif melalui WhatsApp 24/7.
Untuk bisnis dengan kebutuhan yang lebih kritis, tersedia VIP Support dengan penanganan lebih prioritas dan pendampingan yang lebih intensif.
Saatnya rapikan manajemen proyek kamu dan cegah deadline molor dengan project planner dari Jagoan Hosting!
