Hai, Sobat Jagoan! Dalam sistem manajemen jurnal Open Journal Systems (OJS), pengelolaan pengguna adalah aspek penting untuk memastikan kelancaran operasional dan keamanan data. Administrator memiliki berbagai opsi untuk mengelola akun pengguna, termasuk mengedit informasi, menonaktifkan akses, menghapus peran, menggunakan fitur login sebagai pengguna lain, hingga menggabungkan akun (merge user). Artikel ini akan membahas cara menggunakan fitur-fitur tersebut dengan detail agar administrator dapat mengelola pengguna secara efisien sesuai kebutuhan jurnal.
Prasyarat
- Login sebagai administrator OJS
Sebagai administrator OJS, kamu bisa mengedit dan mengelola akun pengguna dengan memilih beberapa link menu yang terletak di bawah entry pengguna pada grup menu Settings, pilih Users & Roles > klik ikon expand di dekat nama user > maka muncul fitur edit pengguna.
Mari bahas satu per satu, Sob!
Edit User
Klik Edit User, setelah itu akan muncul jendela pop-up yang berisi formulir edit user. Kamu bisa mengubah data pengguna, mulai dari nama, username, kontak, password, negara, roles sampai mengubah informasi detail pengguna pada opsi more use details. Setelah merubah data, cukup klik tombol OK untuk menyimpan perubahan.
Kalau kamu ingin mengirim email kepada pengguna mengenai suatu topik, kamu bisa menggunakan fitur ini. Kamu bisa mengirim pesan berupa teks, tautan, atau gambar. Fitur ini tidak bisa menambahkan cc atau bcc selain email pengirim, serta tidak bisa menyertakan lampiran. Jika perlu mengirim file, gunakan fitur Discussion atau Submission Library.
Berikut keterangan formulir email:
- Subject: isi dengan deskripsi singkat dan jelas mengenai isi email
- To: default akan menampilkan alamat email user tersebut, ini tidak bisa diubah
- Body: tulis pesan yang ingin disampaikan pada bagian ini
- Klik Send Email, kalau pesan siap dikirim
Email ini sebaiknya digunakan untuk komunikasi internal jurnal, misalnya, mengingatkan editor tentang pedoman tertentu.
Fitur Notify pada OJS versi 3.3, memungkinkan administrator jurnal untuk mengirim email ke banyak pengguna sekaligus, berdasarkan peran di dalam jurnal. Aktifkan dulu fitur bulk emails pada menu Administration
Klik opsi Site Settings
Nah, sekarang kalau kamu kembali ke menu Users & Roles, akan ada tab menu Notify untuk kamu bisa mengirim pesan email banyak ke pengguna berdasarkan role-nya.
Kamu juga bisa membatasi role tertentu saja yang bisa menerima pesan email massal melalui menu Hosted Journals > pilih Setting Wizard pada jurnal > klik Restrict Bulk Emails lalu pilih role mana yang tidak ingin mendapat email massal.
Disable Pengguna
Fitur ini berfungsi kalau kamu ingin pengguna tertentu tidak bisa mengakses sistem OJS tapi statusnya masih sebagai pengguna aktif. Cocok digunakan untuk sementara memblokir akses tanpa menghapus data pengguna.
Remove
Fitur ini untuk menghapus peran (role) pengguna dalam jurnal, tetapi akunnya masih ada di sistem. Jadi, pengguna tersebut tidak akan terkait di junal tertentu, tapi masih bisa ditemukan di sistem OJS.
Login As
Memungkinkan administrator untuk masuk sebagai pengguna lain sementara waktu. Fitur ini berguna untuk membantu pengguna menyelesaikan tugas yang tertunda atau membantu mengatasi masalah pengguna tersebut.
Merge User
Ini adalah satu-satunya cara untuk benar-benar menghapus akun dari sistem. Fitur ini memungkinkan administrator untuk mengalihkan semua data dan tugas ke akun yang dipilih sebelum akun asli dihapus. Caranya klik Merge User > pilih pengguna untuk menerima data dari akun yang akan dihapus dengan mengklik Merge into this User.
CATATAN:
- Setelah melakukan merge user, tidak ada cara untuk membatalkannya atau memulihkan akun yang sudah dihapus. Jadi, harap hati-hati sebelum melakukan aksi ini.
- Pastikan akun yang akan di merge, tidak lagi diperlukan.
- Kamu bisa membuat akun dummy dahulu, misalnya dengan nama deleted user, untuk menampung akun yang ingin dihapus. Ini mencegah terjadinya kehilangan data sebelum di merge ke akun asli yang baru.
Dengan menerapkan praktik terbaik dalam pengelolaan akun, administrator dapat menjaga keamanan data, meningkatkan efisiensi kerja, dan memastikan bahwa setiap pengguna memiliki akses yang sesuai dengan perannya dalam jurnal.
Kalau ada yang masih bikin bingung, jangan ragu hubungi Tim Support Jagoan Hosting ya, Sob!