Pengenalan Spreadsheet
A. Sheet Proman
Sheet ini berisi kalender yang digunakan untuk mencatat dan mengelola jadwal kegiatan harian. Untuk menambahkan kegiatan baru, silakan gunakan bagian “INPUT DATA KEGIATAN” yang telah disediakan
B. Sheet Konfigurasi
Sheet ini berfungsi sebagai pusat konfigurasi. Di dalamnya terdapat beberapa kolom yang perlu diisi sebagai data awal, seperti “DAFTAR KLIEN”, “KATEGORI PROJECT”, “PRIORITAS”, “STATUS TUGAS”, dan “TIM / ASSIGNEE”. Data pada sheet ini akan digunakan oleh sheet lainnya untuk memastikan proses pencatatan dan pelacakan berjalan dengan konsisten. Berikut adalah contoh pengisiannya.
Pada sheet ini juga terdapat sebuah tabel dengan kolom “PROJECT TASK” dan “TASK DETAIL (TEMPLATE)”. Tabel ini digunakan untuk mencatat rincian task dari setiap project task.
Apabila mengalami kesulitan dalam menentukan detail task untuk suatu project task atau kategori project, pengguna dapat memanfaatkan fitur “🤖 Generate Task Template (AI)” yang tersedia pada menu “🚀 PROMAN TOOLS”. Melalui fitur ini, AI akan secara otomatis menghasilkan sekitar 3–5 detail task untuk setiap project task atau kategori project.
Berikut adalah contoh tabel hasil isian yang dihasilkan oleh AI.
C. Sheet Project
Sheet ini berfungsi untuk menambahkan dan memonitor daftar project yang sedang aktif. Pastikan setiap project memiliki ID yang unik, karena ID tersebut akan digunakan dan direferensikan pada sheet lainnya.
Berikut adalah contoh pengisian sheet yang benar.
D. Sheet Tasks
Sheet ini berfungsi untuk menambahkan dan memonitor daftar task untuk setiap project. Pengguna dapat memilih ID Project, dan nama project yang sesuai akan terisi secara otomatis.
Berikut adalah contoh sheet yang telah terisi dengan benar.
E. Sheet Gantt Chart
Sheet ini akan terisi secara otomatis berdasarkan data dari sheet-sheet sebelumnya. Sheet ini menampilkan visualisasi kalender untuk setiap task, lengkap dengan penanda warna berdasarkan prioritas masing-masing task.
Pengenalan Bot Telegram
Bot telegram dapat berfungsi untuk reminder atau report sederhana terkait task/project yang sedang atau belum dikerjakan. Contohnya seperti ini ketika mengaktifkan reminder telegram
Langkah Pertama : Membuat Akun Login n8n
1. Buka URL n8n yang diberikan melalui welcome mail
2. Selanjutnya masukkan informasi yang diminta n8n untuk pembuatan akun
- nama depan
- nama belakang
- password
3. Jika sudah klik Next dan akun n8n-mu sudah berhasil di buat ditandai dengan kamu secara otomatis diarahkan ke halaman n8n
Langkah Kedua : Membuat Salinan Template Spreadsheet
1. Klik button di bawah ini untuk menduplikasi template Google Sheet:
2. Setelah itu akan muncul halaman konfirmasi. Klik Buat salinan untuk melanjutkan.
3. Dan jika sudah membuat salinan template tersebut maka akan otomatis membuka halaman google sheet seperti berikut ini:
Langkah Ketiga : Membuat Bot Telegram
1. Buka aplikasi telegram dan pada kolom pencarian ketik BotFather seperti dibawah ini. Pastikan BotFather yang dipilih merupakan BotFather yang memiliki badge verifikasi.
2. Selanjutnya klik tombol start seperti gambar dibawah ini
3. Buat bot baru dengan mengetikkan perintah /newbot pada kolom pesan
4. Kemudian botfather akan meminta kamu untuk membuat nama dari bot tersebut. Contohnya : bot_proman
5. Selanjutnya botfather akan meminta kamu untuk membuat sebuah username dari bot yang sedang dibuat. Untuk username harus diakhiri dengan kata bot. Misalnya promann_bot
6. Jika sudah berhasil maka botfather akan memberikan token yang nantinya kita gunakan untuk menghubungkan Google Sheet dengan Telegram. Serta diberikan juga link telegram bot yang sudah kita buat.
*Simpan token yang diberikan. Karena token tersebut merupakan sebuah kunci untuk mengontrol bot kamu
Langkah Keempat : Mengaktifkan Bot Telegram
1. Klik link bot telegram yang sudah diberikan oleh botfather
2. Klik button start agar bot telegrammu aktif
Langkah Kelima : Membuat ID Bot Telegram
1. Cari channel idbot seperti gambar yang ada dibawah ini
2. Kemudian klik button start seperti gambar dibawah ini
3. Selanjutnya kamu akan mendapatkan ID bot telegram mu.
Langkah Keenam : Menghubungkan Bot dan ID Telegram ke Template SpreadSheet
1. Buka channel botfahter di telegram kemudian copy token bot yang sudah kamu dapatkan
2. Buka template spreadsheet yang sudah kamu copy di awal tadi dan masuk ke tab sheet Konfigurasi
3. Paste token yang sudah kamu dapatkan kedalam kolom Telegram Token seperti digambar berikut ini
4. Selanjutnya buka channel id seprti yang dilangkah kelima tadi
5. Copy ID bot telegram yang sudah kamu dapatkan
6. Buka template spreadsheet yang sudah kamu copy di awal tadi dan masuk ke tab sheet Konfigurasi
7. Masukkan ID Telegram kedalam kolom Telegram Chat ID
Langkah Ketujuh : Menghubungkan Server Automation ke Spreadsheet
1. Buka email welcome mail yang kamu dapatkan di email terdaftar mu. Dan Copy URL dari n8n
2. Buka template spreadsheetmu, masuk ke tab sheet konfigurasi dan masukkan URL n8n mu kedalam kolom Server URL seperti dibawah ini
Langkah Kedelapan : Menguji Koneksi Telegram
1. Buka template spreadsheet mu dan klik menu Proman Tools lalu klik Test Koneksi telegram
2. Untuk pengujian pertama kali, akan diminta untuk memberikan hak akses agar spreadsheet dan telegram dapat terhubung. Klik button OK
3. Jika muncul warning seperti dibawah ini. Klik Advanced lalu pilih Go to Proman (unsafe)
4. Selanjutnya klik select all untuk memberikan hak akses yang diperlukan, Jika sudah klik button Continue
5. Jika koneksi berhasil akan muncul pop-up seperti dibawah ini
Generate Otomatis Template Task
Generate Otomatis Template Task ini berfungsi untuk membuat template task secara otomatis menggunakan AI berdasarkan Daftar Klien dan Kategori Project yang telah kamu isi pada sheet Konfigurasi.
AI akan menghasilkan 3–5 template task untuk setiap kategori project yang telah kamu buat. Template ini dapat menjadi dasar (fondasi) untuk setiap project yang ada, sehingga memudahkan kamu dalam memulai pekerjaan dan dapat dikembangkan atau disesuaikan kembali sesuai kebutuhan masing-masing project.
1. Klik menu Proman Tools dan pilih Generate Task Template (AI)
2. Tunggu proses generate AI yang ditandai seperti gambar berikut
3. Jika proses genreate berhasil akan muncul pop up seperti berikut
4. Kemudian pada bagian project task dan task detail (template) akan terisis secara otomatis
Mengaktifkan Daily Reminder
1. Klik menu Proman Tools dan pilih Set Daily Reminder (18.00)
2. Jika berhasil akan muncul pop-up seperti berikut ini
3. Kemudian nantinya setiap jam 18.00 akan mendapatkan reminder seperti ini
