Klien tidak memberi kabar sesaat setelah kamu mengirimkan invoice? Tenang, ada banyak contoh email untuk follow up customer kamu agar segera meresponnya nih, Sob.
Penting banget loh buat orang-orang yang kerja dalam bidang sales untuk tahu cara nulis secara profesional untuk mengirim email follow up.
Memang, klien atau customer yang tidak merespon dan memberi kabar itu bikin resah. Apalagi ada risiko project batal dan bahkan juga potensi kehilangan klien.
Tidak ingin itu terjadi? Maka, beberapa contoh follow up email di sini bisa kamu jadikan referensi.
Contoh Email untuk Follow Up Customer
Di sini, kamu akan menemukan sejumlah contoh baik dari email milik beberapa perusahaan ternama sekaligus contoh yang kami buat sendiri. Penasaran? Cek sini:
1. Email Follow Up Milik Canva
Canva membuat email yang bagi kami cukup menarik. Kalimatnya pendek, tapi benar-benar menyentuh dan membuat customernya tertarik untuk mengklik link dari email yang mereka kirimkan. Berikut contohnya:
‘Hi,
Pernah berpikir jika kamu melakukan kesalahan besar di sosial media? Atau kamu ingin melakukannya sedikit lebih baik? Kami menemukan beberapa pelajaran penting yang bisa kamu cek.
Lihat apa yang kami temukan: 8 Hal Penting dari Sosial Media yang Bisa Kamu Pelajari dari Ahlinya (Link terletak di kalimat ini).
Terima kasih,
Tom – Customer Success Manager’
Itu adalah contoh dari email yang dikirim oleh Canva atas nama Tom yang selaku Customer Success Manager.
Dalam email singkat tersebut, Tom ingin memberikan saran kepada orang-orang yang merasa ada yang salah dalam sosial media mereka. Caranya dengan memberikan link agar penerimanya bisa belajar sesuatu dari seorang ahli.
Begitu humanis, terpersonalisasi, dan singkat. Ini yang menjadi power dari follow up email marketing tersebut, Sob.
2. Pendekatan Email Follow Up Apple yang Humanis
Kemudian, perusahaan yang bikin Warren Buffet jadi salah satu orang terkaya di dunia ini juga menawarkan contoh menarik. Apple, memberikan bahkan dua kali email follow up. Pertama, contoh email untuk follow up-nya begini:
‘Hi (nama pelanggan),
Saya ingin menindaklanjuti tentang informasi yang kami kirim lewat email sebelumnya. Apakah kamu sudah memperoleh informasi yang saya minta dari email tersebut?
Jika kamu sudah mendapatkan informasi yang saya minta, kamu bisa membalas pesan ini dengan menambahkan informasi terkait.
Terima kasih,
Jose
CS iTunes Store’
Setelah terpukau dengan isi follow up email tersebut dan pelanggannya berkata bahwa isu yang terjadi sudah teratasi, Apple akhirnya membalas lagi dengan:
‘Halo (nama pelanggan),
Kami berterima kasih karena dari ratusan email yang kami kirim setiap hari kepada customer, ada yang telah mengapresiasi usaha yang kami lakukan untuk memberikan layanan CS terbaik.
Pelanggan sepertimu, yang menjadi alasan mengapa kami terus melakukan yang terbaik dalam pekerjaan kami.
Tolong, jangan sungkan untuk mengirimkan kami email dan kami akan selalu bahagia membantumu.
Dengan tulus,
Jose
CS iTunes Store’
Contoh satu ini sangat jauh dari kata-kata dan kalimat klise yang membosankan. Apple merespon secara berbeda karena mereka benar-benar menggarap email follow-up customernya dengan baik.
3. Contoh Email dari Return Path
Ada lagi follow up email marketing campaign yang dicontohkan oleh perusahaan yang cukup terkenal, yakni ReturnPath. Mereka benar-benar membuat customernya harus memutuskan.
Dalam emailnya, ReturnPath tidak ingin menyia-nyiakan waktu untuk mengirimkan email pada customer yang memang tidak ingin menerima email. Mereka menulis begini:
‘Hi (nama pelanggan),
Sudah beberapa waktu lalu sejak kamu membuka email marketing dari kami. Ini adalah tujuan kamu untuk memberimu konten yang menarik, informatif, dan relevan.
Tapi, kami tidak ingin memasukkan kamu ke daftar penerima email jika memang tidak ingin mendengarkannya.
Jika ingin terus menerima email dari kami, maka klik ‘Ya’. Kamu akan kami arahkan ke Preference Center yang nanti akan membuatmu bisa memperoleh update email dari kami.
Namun, jika tidak ingin menerima email lagi, maka klik ‘No’. Pastikan kalau kamu tetap menyimpan pilihan Preference Center Choice-nya.’
Setelah email ini, ada ilustrasi dan tombol klik ‘Ya’ serta ‘Tidak’ yang memang cukup menarik. Jadi, ini benar-benar contoh email untuk follow up efektif untuk hanya mengirimkan email pada pelanggan yang mau menerimanya.
4. Contoh Email Follow Up Penawaran
Nah, setelah melihat tiga contoh email untuk follow up dari perusahaan ternama, sekarang waktunya menyimak beberapa contoh yang kami buat sendiri dengan mempertahankan sejumlah ciri khas dari tiga referensi di atas:
‘Halo, (nama pelanggan)
Kami ingin menindaklanjuti penawaran yang telah kami kirim minggu lalu.
Jika kamu punya pertanyaan soal penawaran atau ingin berdiskusi, maka kami bisa menyediakan waktu untukmu.
Kami juga mampu memberikan tambahan informasi secara detail yang mungkin bisa membantumu membuat keputusan.
Jangan ragu jika ingin menghubungi kami dari email ini.
Dengan tulus,
(namamu)’
5. Email untuk Menindaklanjuti Pelanggan Setelah Mengirim Brosur
Dalam dunia marketing ada istilah quotation. Jadi, quotation ini semacam brosur yang menunjukkan dokumen yang mendeskripsikan produk plus harganya, Sob.
Setelah mengirim ini, mungkin pelanggan kamu masih belum membalas dan merespon sama sekali. Jika belum merespon, maka begini email buat follow up-nya:
‘Hi (nama pelanggan),
Kami mau menindaklanjuti soal quotation yang telah dikirimkan di minggu lalu.
Jika kamu punya pertanyaan soal itu sekaligus pembayarannya, maka bisa berdiskusi dengan kami. Hubungi kami lewat email dan jangan pernah ragu untuk berkonsultasi.
Kami tunggu balasanmu
Dengan tulus,
(Namamu)’
6. Follow Up Pembayaran
Jika kamu punya pelanggan yang cukup bermasalah soal pembayaran, maka mengirimkan email semacam ini bisa jadi opsi pertama untuk dilakukan.
Mungkin memang, ada banyak alasan mengapa mereka punya masalah di pembayaran. Nah, cara untuk follow up yakni:
‘Halo, (nama pelanggan)
Kami menghubungi Anda tentang invoice yang telah terbit kemarin. Invoice ini sudah jatuh tempo.
Dengan hormat, mohon beri tahu kami, kapan Anda melakukan pembayaran. Jika memang ada masalah dengan pembayaran, maka kabari kami.
Terima kasih,
(Namamu)’
7. Mengirim Email ke Pelanggan yang Tidak Merespon
Sejumlah pelanggan mungkin saja tidak peduli dan membiarkan email kamu tidak terbalas. Mengatasinya memang punya seni tersendiri, apalagi tahu jika setiap individu, klien, dan organisasi itu berbeda.
Nah, contoh email untuk follow up yang tepat bisa dengan melakukan personalisasi atas emailnya seperti:
‘Selamat pagi pelanggan tercinta,
Kami menghubungi email ini untuk menanyakan bagaimana kabarmu?
Kami tidak bisa membuat perubahan apa-apa jika kamu belum mengirimkan balasan. Jika memang kesulitan dalam memecahkan masalah dengan informasi yang telah kami kirim, maka tolong beri tahu kami.
Nantinya, kamu bisa memperoleh alternatif terbaik sesuai dengan masalah yang terjadi.’
8. Contoh Email untuk Pelanggan Prospektif
Contoh follow up customer lewat email terutama yang prospektif sudah pasti berbeda dengan pelanggan yang tidak membalas emailmu sama sekali.
Sebaiknya hati-hati karena salah kalimat, justru akan membuat mereka tidak lagi menjadi konsumen prospektif. Cobalah contoh ini untuk memaksimalkan prospek kamu ke pelanggan terkait:
‘Dear (nama pelanggan)
Kami paham jika Anda sedang sibuk-sibuknya. Tapi, kami berpikir jika kita bisa bekerja sama.
Anda bisa menemukan informasi yang dibutuhkan tentang kami dalam email terakhir yang dikirim.
Jika sudah mengeceknya, maka bisa kontak kami untuk panggilan atau meeting.
Ingin menanyakan sesuatu? Jangan sungkan maupun ragu kalau ingin bicara dengan kami.’
9. Mengirim Email Setelah Meeting
Biasanya, jika sudah melakukan meeting pertama kali dengan klien, kamu akan menganggapnya sebagai klien prospektif atau calon konsumen prospektif.
Nah, setelah meeting, maka ini dia contoh email yang bisa kamu kirim, Sob:
‘(Nama pelanggan)
Saya di sini untuk menindaklanjuti meeting sebelumnya karena belum memahami betul apa yang bisa kita lakukan selanjutnya.
Tolong, beri tahu kami apa yang bisa dilakukan untuk tahap selanjutnya.
Terima kasih atas masukanmu.
Tanda tangan’
10. Follow Up Singkat dan Menarik
Kemudian, kamu juga bisa kok mengirimkan email yang menarik lagi singkat. Selama masih dalam tujuan follow up, maka contoh berikut bisa jadi referensi:
‘Halo (nama pelanggan),
Saya mendapatkan tugas dari bos untuk menjelaskan perkembangan dari akunmu. Tapi, saya berkata jika belum memiliki informasi yang cukup.
Apakah tidak masalah jika kita melanjutkan percakapan? Kemudian, apa yang kira-kira menarik untuk langkah lanjutan?’
11. Email Setelah Melakukan Diskusi Pertama
Mengirimkan email follow up pertama yang kuat itu krusial karena akan berpengaruh atas tertarik atau tidaknya pelanggan melanjutkan kerja sama.
Maka dari itu, kamu bisa mengirimkan contoh berikut agar tidak salah dalam menulis email buat mereka, Sob:
“Hi, (nama pelanggan)
Saya merasa benar-benar enjoy ketika berbicara denganmu dan mengenal lebih jauh tentangmu.
Akhirnya, saya paham jika kamu sedang menghadapi masalah tertentu. Maka dari itu, apakah kami boleh membantu untuk mengatasinya?
Jika boleh, maka beri tahu kami agar bisa segera membuat formulasi terbaik guna mengatasi masalahnya.”
12. Follow Up Setelah Email Pertama
Setelah mengirim email pertama, maka kamu bisa mencoba untuk mengirimkan lagi email follow up jika masih belum ada respon.
Dalam situasi ini, konsumenmu mungkin tidak cukup tertarik pada berbagai tawaran yang tersedia.
Maka dari itu, sebaiknya kirim email yang pendek, simple, dan juga berguna bagi mereka. Contohnya:
“Nama pelanggan,
Besar keinginan kami untuk tetap berkomunikasi dan memberi solusi atas masalah yang mungkin tengah kamu hadapi.
Apakah sudah menerapkan cara yang telah kami sarankan? Jika belum, maka kami bisa membantumu dalam menerapkannya. Apakah kamu bersedia untuk melakukan call selama 30 menit?
Beri tahu kami, ya. Karena kami ingin mengetahui efektivitasnya.”
13. Contoh Email untuk Follow Up Simple
Ingin yang simple? Maka cara follow up customer lewat email yang bisa kamu lakukan adalah dengan menjadikan contoh ini sebagai referensi, Sob:
‘Hai (nama pelanggan),
Semoga kamu sedang dalam keadaan sehat dan gembira.
Setelah mengirimkan email kemarin, kami ingin tahu nih respon dari Anda. Maka dari itu, email untuk follow up ini ada sekaligus memahami apakah ada kendala yang berarti atau tidak.
Jika memang ada masalah, tolong berdiskusi langsung dengan kami agar bisa kita atasi segera.”
Mau Membuat Sendiri? Ini Tips dan Formulanya
Mungkin kamu sudah cukup banyak menerima dan membaca contoh dari email marketing yang tujuannya adalah follow up. Tapi, pastinya harus kamu kustomisasi dulu dan sesuaikan dengan kebutuhan pribadi.
Ingin membuatnya sendiri? Maka, tips dan formula terbaiknya bisa kamu cek di sini:
1. Harus Singkat
Kirim email dengan pesan yang kepanjangan itu bahaya, karena bikin pelanggan bakal kurang nyaman saat membaca.
Ingat, mereka ini juga punya kesibukannya sendiri dan pastinya akan lelah jika harus membaca email yang kelewat panjang.
Maka, tulis saja pesan yang singkat dan langsung mengarah pada objektif yang ingin kamu capai.
2. Wajib Spesifik
Jelas saja pesannya harus spesifik. Dengan memberi pesan yang spesifik, laman Wordstream bilang kalau itu efektif demi bantu klien agar mengingat jika ada email yang belum mereka respon.
Maka dari itu, jelasin saja feedback yang kamu inginkan secara jelas dan spesifik. Misalnya, meminta klien menyegerakan pembayaran, merespon email saja, maupun yang lainnya.
3. Kirim di Jam Kerja
Dalam mengirim berbagai contoh email untuk follow up ini, jangan sampai ngirimnya di luar jam kerja.
Mengirim pesan setelah jam kerja maupun ketika akhir pekan bisa menimbulkan kesan kurang sopan.
Jadi, pastikan kalau email yang kamu kirimkan itu masih di hari dan jam kerja. Jika memang mendesak, maka sebaiknya kirim secepatnya meskipun jam kerja sudah hampir usai.
4. Personalisasi Email adalah yang Terbaik
Setiap hari, perusahaan atau bisnismu pasti mengirim email tidak hanya untuk satu orang. Sebenarnya, bisa lebih efektif kalau bikin satu email saja langsung dikirim ke semua orang.
Tapi, minusnya mungkin kamu tidak akan menerima balasan karena penerima akan menganggapnya email bot dan tidak menarik.
Jadi, pastikan bahwa setiap pesan yang kamu kirim benar-benar terpersonalisasi. Caranya juga mudah yakni bisa dengan menuliskan nama di pembuka email.
Selain itu, kamu juga bisa memahami bagaimana persona dari klien itu sendiri. Kemudian, cocokkan saja gaya bahasa dari email dengan persona tersebut.
5. Jangan Pernah Berasumsi
Daripada suka berasumsi bahwa pelanggan kamu tidak butuh bantuanmu, maka sebaiknya tanyakan saja secara langsung lewat email.
Klienmu mungkin saja butuh bantuan, mungkin juga mereka punya keluhan atas layanan dan produk yang kamu jual.
Jangan menganggap klien sudah tahu cara mengaplikasikan produk atau tidak punya kendala sama sekali.
Maka dari itu, pastikan juga dalam email yang kamu kirim menanyakan bagaimana kabar dan juga tentang penggunaan produk atau juga layanan dari perusahaanmu.
6. Jangan Pakai Template
Benar, pakai berbagai template contoh email untuk follow up memang efektif, tapi sebaiknya jangan karena pelanggan akan lebih suka dengan email yang ditulis secara langsung.
Pasalnya, pelangganmu akan menulis sendiri balasan yang kamu inginkan. Jadi, berlakulah sama dan jangan pakai template membosankan.
Kirim Email Follow Up Lebih Profesional dengan Email Domain Sendiri
ingin terlihat lebih profesional dalam berkomunikasi melalui email?
Dengan Email Hosting dari Jagoan Hosting, kirim email kamu dengan domain email yang khusus dan dapatkan keuntungan sebagai berikut:
- Tampil lebih profesional dengan email berdomain sendiri.
- Tingkatkan kepercayaan pelanggan dan mitra bisnis.
- Kendalikan dan amankan data email kamu dengan layanan terpercaya.
Tingkatkan citra bisnis kamu sekarang juga! Pilih paket Email Hosting dari Jagoan Hosting dan mulai kirim email lebih profesional hari ini.
FAQ
Apakah email follow up penting?
Sudah pasti karena respon dari pelanggan bisa jadi alat ukur kepuasan, menguatkan hubungan jangka panjang, dan juga bisa meningkatkan peluang.
Bagaimana cara follow up di email yang baik?
Pegang satu pedoman saja yakni emailnya harus terpersonalisasi.
Kenapa harus follow up customer?
Demi membuat mereka puas atas layanan sekaligus produk dari perusahaan.
