Arsip, kamu pasti sudah pernah mendengar kata ini kan, Sob? Arsip adalah dokumen-dokumen yang disimpan. Bisa berupa tulisan, gambar, suara, dan lain sebagainya. Lalu, apa itu digitalisasi arsip?

Digitalisasi arsip adalah sistem penyimpanan dokumen secara digital. Karena dilakukan secara digital, maka e-archive dilakukan menggunakan teknologi seperti komputer, alat perekam, server, dan perangkat lainnya.

Digitalisasi arsip ini udah banyak dilakukan lho, Sob! Misalnya digitalisasi arsip kehadiran atau presensi di perusahaan atau pemerintahan. Kamu pernah melihat para pekerja yang melakukan absen dengan sidik jari, foto, atau id card? Itu adalah salah satu contoh dari digitalisasi arsip.

Nah, lalu apa aja sih manfaat dari digitalisasi arsip ini? Kenapa digitalisasi arsip perlu dilakukan? Jawabannya akan Mimin jabarkan menjadi lima poin ya, Sob. Simak penjelasannya di bawah ini!

digitalisasi arsip
gambar dari unsplash

Hemat biaya, hemat tenaga

Siapa yang masih berpikir kalau untuk melakukan digitalisasi arsip, kita perlu biaya yang besar? No, no, no! Buang jauh-jauh pikiran itu, Sob! Faktanya, digitalisasi arsip membantu kamu untuk hemat biaya dan hemat tenaga! Kamu hanya perlu menyisihkan biaya untuk teknologi yang akan digunakan.

Mungkin terasa besar di awal prosesnya, tapi kamu nggak akan memerlukan biaya-biaya lain setelah proses digitalisasinya berjalan. Kamu hanya perlu melakukan biaya perawatan dan perpanjangan layanan yang digunakan aja, Sob! Dibandingkan dengan tenaga yang harus dikeluarkan jika proses pengarsipan masih dilakukan secara manual, maka biaya tersebut sebenarnya nggak ada apa-apanya.

Meningkatkan waktu respons dan pelayanan

Bukan cuma menghemat tenaga biaya dan tenaga, proses digitalisasi ini juga menghemat waktu. Dengan begitu, kamu bisa memberikan respons dan pelayanan yang lebih cepat. Ketiak proses pengarsipan dilakukan secara digital, maka kamu bisa mengakses data atau dokumen dengan lebih cepat pula. Nggak heran deh kalau para pelaku bisnis atau pihak-pihak lain yang udah melakukan digitalisasi bisa memberikan pelayanan yang lebih cepat dan maksimal.

Eco-friendly!

Udah bukan rahasia lagi kalau sampah jadi salah satu permasalahan di dunia. Termasuk sampah plastik dan kertas. Ketika melakukan digitalisasi arsip, kamu juga melakukan upaya penyelamatan bumi. Kok bisa? Karena, ketika kamu sudah bergerak ke arah digital, kamu udah nggak perlu tumpukan kertas dan map untuk menyimpan arsip-arsip tersebut.

Efektif dan efisien

Yup, digitalisasi memang dilakukan untuk mempermudah pekerjaan kita. Proses ini membuat pekerjaan kita jadi lebih efektif dan efisien. Ketika proses pengarsipan sudah dilakukan secara modern, maka ada banyak kemudahan yang bisa didapatkan.

Contoh dari keefektifan digitalisasi ini adalah kemudahan akses dokumen ketika dibutuhkan. Kebayang dong ketika kamu ingin mencari informasi satu orang di antara ribuan arsip lainnya. Pasti ribet banget, dong? Namun hal itu nggak akan terjadi jika arsip sudah berbentuk digital. Kamu tinggal searching di database dan data yang kamu cari akan muncul. Simple, kan?

Lebih aman dan terjaga

Last but not least ada manfaat yang menjadi concern akhir-akhir ini. Nggak bisa dipungkiri kalau arsip manual memang sangat rawan. Entah karena pencurian, rusak, atau bahkan hilang. Kertas-kertas yang digunakan akan semakin usang. Ribuan data manual yang disimpan juga bisa hilang atau salah peletakannya. Proses digitalisasi hadir juga untuk mengatasi hal tersebut. Arsip digital memiliki keamanan yang lebih baik dibandingkan arsip manual.

Namun, keamanan ini pasti juga perlu dijaga dong, Sob. Salah satu upaya yang bisa dilakukan adalah dengan menggandeng Jagoan Hosting sebagai provider hosting kamu. Jagoan Hosting sudah memiliki sertifikasi ISO yang menjamin bahwa kami menjaga data pelanggan kami dengan baik. Kami juga sudah bekerja sama dengan Mutually Agreed Norms for Routing Security (MANRS) yang menjadi bukti bahwa kami menjaga keamanan routing dari spoofing dan routing security lainnya.

Mimin sih percaya, Jagoan Hosting tetap menjadi penyedia layanan yang paling bisa diandalkan untuk urusan keamanan. Apalagi dengan sertifikasi yang sudah dimiliki Jagoan Hosting. Terjamin kualitasnya, terjamin keamanannya. Beneran best price and best facilities banget deh, Sob!. So, pastikan kamu segera melakukan digitalisasi arsip!

Jangan lupa untuk melakukan digitalisasi dengan menggunakan layanan Hosting dan VPS Terbaik seperti Cloud Hosting Indonesia dan VPS X Virtual Machine yang ditawarkan Jagoan Hosting.

0 Shares:
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like