Saatnya Pakai Layanan Email Corporate untuk Email Profesional

Sob, layanan email corporate adalah layanan pembuatan dan pengelolaan alamat email dengan domain perusahaan. Misalnya [email protected] yang menunjang komunikasi profesional dan reputasi bisnis. 

Layanan ini akan memastikan email kamu lebih aman, terkelola, dan terlihat kredibel dibanding menggunakan free public address.

Apa dan Kenapa Layanan Email Corporate Penting?

Simpelnya, layanan email corporate akan menyediakan alamat email yang memakai domain bisnis kamu sendiri. Terus penyimpanan pesannya yang terpusat, admin setting, dan fitur keamanan seperti encryption dan spam protection. 

Jadi, kalau kamu masih pakai email gratis untuk urusan kerja, pertanyaan sederhananya. 

Mau dipercaya oleh klien atau partner kalau alamat emailmu masih pakai [email protected]?

Ingat layanan email corporate membuat komunikasi bisnis kamu lebih profesional, aman, dan mudah dikelola. Jadi bukan sekadar label keren.

Fitur Utama yang Harus Ada pada Layanan Email Corporate

Kamu harus mengecek beberapa fitur ini saat memilih layanan. Jangan tergoda hanya dengan harga murah tanpa memastikan hal dasar terpenuhi.

• Domain custom: ini inti dari email corporate [email protected].
• User management dan group: admin bisa menambah/menghapus akun dari karyawan.
• Keamanan (TLS/SSL, SPF, DKIM, DMARC): inilah yang akan mencegah penyamaran pengirim dan mengurangi risiko phishing.
• Cadangan dan retensi: banyak pesan penting bisa dipulihkan jika terhapus.
• Integrasi kalender & kontak: akan mempermudah penjadwalan meeting dan berbagi kontak.
• Spam & antivirus: berperan penting dalam mengurangi gangguan dan potensi serangan.
• Dukungan teknis: support cepat itu bukan barang mewah, itu suatu kebutuhan.

Kamu juga harus tahu Sob, bahwa beberapa vendor juga menawarkan enkripsi end-to-end dan audit log untuk pemenuhan kepatuhan (compliance).

Apa Bedanya Layanan Email Corporate Murah vs Layanan Email Corporate Terbaik?

Kamu pasti pernah melihat iklan layanan email corporate yang menjanjikan harga murah. 

Dimana harga rendah memang menarik, tapi tanyakan ini. Apa yang dikorbankan untuk menekan biaya?

• Murah: seringnya penyimpanan akan terbatas, support biasa saja, atau fitur keamanan yang minim. Akan cocok untuk startup yang benar-benar bootstrapping tapi berisiko saat bisnis mulai tumbuh.
• Terbaik: lebih menekankan ke keamanan, uptime tinggi, auto backup, dan dukungan 24/7. Akan sangat cocok untuk bisnis yang mengandalkan reputasi dan privasi klien.

Jadi intinya Sob, murah itu valid untuk fase awal, tetapi jika bisnismu butuh kredibilitas dan kepatuhan. 

Layanan terbaik akan memberi nilai jangka panjang dengan jauh lebih baik.

Langkah-langkah untuk Buat Email Corporate

Jadi, berikut ini ada cara untuk membuat email corporate kamu sendiri dengan mudah Sob:

1. Pilih dan lalu daftarkan domain (jika kamu belum punya).
2. Pilih provider layanan email sesuai kebutuhan kamu, juga pertimbangkan fitur keamanan dan dukungan yang mereka punya.
3. Verifikasi domain di layanan email, biasanya melalui akan DNS seperti TXT/CNAME.
4. Atur record DNS penting: bisa MX untuk rute email dan SPF/DKIM/DMARC untuk otentikasi.
5. Buat akun pengguna ([email protected]) via panel admin.
6. Migrasi email lama jika perlu. Bisa dengan menggunakan tool migrasi IMAP/POP/Exchange.
7. Uji pengiriman/terima dan konfirmasi tidak masuk spam.
8. Atur backup dan kebijakan retensi.

Contoh simpelnya: Sobat punya domain kopidong.id. Kamu memilih provider, verifikasi domain. Lalu buat akun [email protected] dan [email protected]. Selesai. 

Sangat simpel, tapi eksekusi teknis (DNS, migrasi) butuh ketelitian yang bagus.

Selalu Perhatikan Keamanan dan Kepatuhannya

Jika ada kebocoran data lewat email, bagaimana dengan reputasi dan tanggung jawab yang akan kamu lakukan? Implementasi SPF/DKIM/DMARC mengurangi spoofing. 

Encryption dan access control akan membantu dalam meminimalkan kebocoran. Untuk sektor yang diatur ketat seperti keuangan dan kesehatan, lakukan audit log dan retensi wajib dipenuhi.

Jangan lupakan kebijakan internal, seperti pelatihan karyawan, aturan penggunaan mobile (bring-your-own-device), dan prosedur respon insiden. 

Layanan email corporate bisa menyediakan fitur, tapi tetap manusia-lah yang menjaga praktiknya.

Beberapa Kesalahan Umum yang Sering Terjadi oleh Startup

• Menganggap semua layanan sama: Selalu lakukan riset terlebih dulu terhadap fitur keamanan dan SLA.
• Tidak menyiapkan backup: Percayalah Sob, akun bisa terhapus.
• Melewatkan pengaturan otentikasi email: Ingat tanpa SPF/DKIM/DMARC, email sulit dipercaya.
• Mengabaikan support: Ketika masalah muncul, support yang lambat bisa mengganggu operasional.

Jadi, yang kamu butuhkan itu layanan email corporate kalau ingin selalu tampil profesional. Dimana hal ini juga akan meningkatkan deliverability dan menjaga keamanan komunikasi.

Untuk kamu yang masih memilih-milih, coba mulai saja dari layanan murah untuk validasi pasar. Kemudian lakukanlah upgrade ke layanan yang lebih baik saat kebutuhan dan volume email meningkat.

Dan juga selalu prioritaskan fitur keamanan dan support saat memilih layanan email corporate. Lebih murah sekarang belum tentu lebih hemat di masa depan, Sob.

FAQ

Apakah boleh memakai akun email corporate untuk kirim email marketing massal?

Boleh-boleh saja, tapi ada risikonya. Karena pengiriman massal lewat akun corporate meningkatkan potensi masuknya spam dan bisa melanggar kebijakan dari provider. Jadi lebih baik pakai platform email marketing terpisah.

Adakah cara memastikan email corporate tetap bisa diakses offline dan tersinkron di ponsel karyawan?

Bisa, dengan menggunakan protokol yang mendukung sinkronisasi seperti Exchange/IMAP. Atur juga kebijakan MDM untuk keamanan.

Bagaimana caranya mencegah vendor lock-in saat memilih provider email corporate?

Pastikan provider mendukung standar terbuka seperti IMAP/SMTP/Exchange, sediakan opsi ekspor data (PST/EML). Baca juga klausul exit dan biaya migrasi di kontrak, serta lakukan uji migrasi kecil sebelum komitmen penuh.

Apa perbedaan fungsi alias email dan shared mailbox?

Alias itu hanya meneruskan email ke kotak utama login terpisah. Sedangkan shared mailbox memungkinkan banyak orang mengakses bersama dengan izin yang terkontrol.

Inilah Saatnya Pindah ke Email Profesional yang Bisa Diandalkan

Kamu pasti mau komunikasi bisnis kamu lebih kredibel, aman, dan mudah dikelola. Jagoan Hosting hadir dengan layanan email corporate 24/7 yang bikin urusan email perusahaan lebih tenang. 

Bayangin, kamu bisa langsung terhubung ke support via WhatsApp kapan aja, jadi nggak perlu nungguin tiket lama.

Selain itu, paketnya fleksibel, penyimpanan lega, dan sudah dilengkapi fitur keamanan biar pesan pentingmu bebas dari ancaman spam atau phishing. 

Jadi, kamu nggak cuma dapet alamat keren [email protected], tapi juga sistem yang bisa tumbuh bareng bisnismu.