Di era yang serba canggih seperti saat ini, setiap pekerjaan bisa lebih mudah dan cepat terselesaikan dengan bantuan teknologi. Begitu pula dalam sebuah perusahaan, agar bisa mencapai target dengan cepat dibutuhkan langkah otomatisasi perkantoran. Hal ini untuk mencegah munculnya hambatan berupa human error.
Dengan adanya otomatisasi perkantoran, setidaknya cukup membantu dalam menyelesaikan hal-hal yang sekiranya perlu dirampungkan secara cepat sekaligus meminimalisir kesalahan akibat human error.
Nah, kali ini Jagoan Hosting akan membahas seputar otomatisasi perkantoran dan elemen-elemennya. Yuk simak Sob!
Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran adalah pemanfaatan teknologi yang diaplikasikan pada barang elektronik untuk membantu meningkatkan produktivitas para pekerja di kantor.
Secara sederhana, otomasi bisa melakukan beberapa tugas dasar seperti memproses, menyimpan, dan melakukan distribusi dokumen-dokumen penting perusahaan kepada pekerja.
Tidak hanya itu, penggunaan alat-alat otomatisasi perkantoran juga dapat dijadikan sebagai media untuk komunikasi antar para karyawan, baik secara personal atau kelompok, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Jenis-jenis Otomatisasi Perkantoran
Jenis-jenis otomatisasi perkantoran dibagi menjadi tiga tipe, diantaranya sebagai berikut.
1. Programmable Automation
Programmable automation dirancang untuk mampu merubah urutan operasional dan mengakomodir bentuk produk yang berbeda. Berikut karakteristiknya:
- Nilai produksi cukup tinggi pada peralatan general-purposes.
- Sehubungan dengan diterapkannya otomasi, nilai produksi cukup rendah.
- Cocok untuk produk cuci-mencuci.
- Fleksibel terhadap perubahan wujud produk.
2. Flexible Automation
Sistem otomatisasi fleksibel mampu memproduksi berbagai produk secara terus-menerus tanpa membuang waktu. Berikut karakteristiknya:
- Nilai produksi sedang.
- Produksi campuran antara variabel produk berlanjut.
- Untuk sistem custom-engineered termasuk dalam investasi tinggi.
- Desain variasi produk cukup fleksibel dan beragam.
Baca juga: Contoh Digitalisasi Bisnis yang Bisa Diterapkan di Kantormu
3. Fixed Automation
Fixed automation adalah suatu sistem yang bekerja sesuai dengan operasi yang telah ditetapkan oleh konfigurasi peralatan. Berikut karakteristiknya:
- Nilai produksi cukup tinggi.
- Investasi awal termasuk tinggi dalam kategori custom-engineered.
- Tidak begitu fleksibel dalam mengakomodasi perubahan produk.
Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Penerapan langkah ini tentu memiliki beberapa tujuan penting yang mendukung peningkatan produktivitas perusahaan. Secara umum, tujuan otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut.
- Digunakan sebagai pelengkap atribut perusahaan dan menggabungkannya dengan sumber daya manusia (SDM) para karyawan.
- Menaikkan profit perusahaan dengan meminimalisir pengeluaran hingga kerugian dana.
- Menjadi “jembatan” komunikasi para pekerja dan atasan jika dirasa tidak mampu bertatap muka secara langsung.
- Membantu menyelesaikan permasalahan internal ketika mengerjakan sebuah proyek.
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja.
- Melakukan pembaharuan terhadap kegiatan kerja di perkantoran.
Ragam Aplikasi Otomasi Perkantoran
Contoh otomatisasi peralatan juga bisa berupa aplikasi, sehingga keberadaannya pasti sudah familiar untuk para karyawan di kantor. Berikut diantaranya.
1. SaaS
Kunci Digitalisasi Bisnis yang Efektif SaaS atau Software as a Service adalah solusi digital yang dapat membantu bisnis mempercepat dan meningkatkan produktivitas operasional. Dengan SaaS, bisnis dapat beralih dari proses manual yang lambat dan tidak efisien ke proses digital yang lebih cepat dan akurat.
Salah satu SaaS yang dapat kamu gunakan adalah Mekari. Mekari menyediakan berbagai solusi digital yang akan mengintegrasikan seluruh operasional bisnis kamu agar menjadi lebih efektif dan efisien.
2. E-mail
Fungsinya untuk mengirimkan, menerima, hingga menyimpan berbagai macam pesan. Biasanya dalam bentuk teks yang dilampirkan pada dokumen atau body email. Aplikasi tersebut contohnya seperti Gmail dan Yahoo!
Pastikan juga proses otomasi Email menggunakan domain sendiri yang bisa didapatkan di Email Hosting Murah.
3. Word Processing
Aplikasi seperti Microsoft Word, Excel, dan Power Point menjadi komponen word processing yang paling umum digunakan pada aktivitas kerja di perkantoran. Memudahkan karyawan untuk mengerjakan berbagai macam tugas supaya lebih cepat.
4. Konferensi dalam video
Para karyawan dapat melakukan komunikasi melalui video call dengan berbagai macam cara. Mulai dari video dan suara satu arah yang mengandalkan satu pembicara saja, sedangkan video dua arah melibatkan lebih dari satu orang pembicara. Contoh aplikasinya seperti Zoom dan Google Meet.
Perangkat Pendukung yang Dibutuhkan
Tanpa adanya perangkat pendukung, otomatisasi tidak dapat digunakan secara maksimal oleh para karyawan.
Perangkat tersebut meliputi komputer (untuk mengolah data dalam bentuk softcopy), alat cetak (seperti alat fotokopi untuk melakukan duplikasi data dalam bentuk hard copy), alat untuk pengiriman data (misalnya telepon dalam bentuk suara dan faksimile untuk mengirim data dalam bentuk cetak).
Adanya otomatisasi perkantoran ternyata memang sangat membantu untuk para karyawan ya Sob. Pekerjaan yang dilakukan jauh lebih mudah dan tentunya cepat serta sangat efisien dari segi waktu.
Hal ini yang mendorong Jagoan Hosting untuk menyediakan layanan server terbaik melalui VPS Murah Indonesia. Sebagai salah satu rekomendasi server, VPS X menyediakan fasilitas untuk memenuhi berbagai macam kebutuhan seperti online storage, internet of things (IOT), hingga web & apps hosting.
Layanan VPS X dari Jagoan Hosting juga menyediakan XCube, yakni kumpulan template VPS yang bisa kamu pilih dan install sesuai dengan kebutuhan, Sob! Klik di sini untuk mengetahui keunggulan VPS X lainnya yang sayang untuk kamu lewatkan
