Setiap bulannya pada tanggal penggajian karyawan, pekerjaan administratif HR tidak hanya menghitung gaji yang melibatkan banyak komponen, tetapi juga menyusun dan mengedarkan slip gaji kepada masing-masing karyawan. Slip gaji atau payslip merupakan kewajiban pemberi kerja kepada karyawan, baik diminta ataupun tidak.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) No 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, Pasal 53 ayat (2), menjelaskan bahwa pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan. Maksudnya, HR atau pengusaha wajib mendistribusikan slip gaji karyawan pada tanggal penggajian yang telah disepakati dalam perjanjian kerja.
Manfaat Pemberian Slip Gaji
- Bukti bahwa gaji karyawan telah dibayarkan oleh atasan sebesar nominal yang tercantum dalam slip gaji.
- Mendorong transparansi penggajian, agar setiap karyawan mengetahui informasi secara detail tentang perhitungan gaji yang mereka diterima.
- Sebagai dokumen sah karyawan yang telah memiliki penghasilan, sehingga bisa digunakan untuk berbagai tujuan, seperti pengajuan kredit kendaraan.
Secara konvensional, slip gaji karyawan umumnya dibuat melalui program spreadsheets, seperti Microsoft Excel, kemudian dicetak di atas kertas dan dikirimkan ke masing-masing karyawan dalam amplop tertutup untuk menjaga kerahasiaan informasi.
Namun, dalam praktik modern, cara di atas perlahan-lahan sudah ditinggalkan karena dianggap tidak efisien. Bagi pelaku usaha dengan banyak karyawan atau banyak kantor cabang/outlet, penggunaan slip gaji manual bukan hanya menyebabkan pemborosan waktu kerja HR, tetapi juga pemborosan anggaran untuk biaya cetak dan pengiriman slip gaji ke setiap karyawan.
Dengan teknologi internet dan cloud permasalahan tersebut dapat diatasi dengan baik. Kamu sebagai pemilik bisnis dapat mengelola data perhitungan gaji karyawan dalam format digital berupa slip gaji digital atau e-payslip. Sehingga, pada saat penggajian, karyawan cukup menerima dokumen slip gaji di kotak surat elektronik (e-mail) mereka atau melalui portal karyawan.
Slip gaji online dibuat menggunakan payroll software secara otomatis. Dengan aplikasi ini, hasil perhitungan seluruh komponen gaji karyawan akan menghasilkan e-payslip yang langsung dapat diakses oleh karyawan bersangkutan dengan akun mereka masing-masing.
Perbedaan slip gaji kertas manual dan e-payslip terletak pada proses penyusunan, distribusi, dan keamanan data karyawan. Dibandingkan sistem manual dengan spreadsheets, penggunaan aplikasi slip gaji online lebih menguntungkan perusahaan maupun karyawan.
Keunggulan Slip Gaji Online
1. Efisiensi proses kerja bagian administrasi
Dengan aplikasi slip gaji online, kamu tidak memerlukan lagi peran admin penggajian untuk memasukkan rumus-rumus perhitungan manual, karena software tersebut telah dilengkapi dengan sistem hitung otomatis dan akurat. Proses perhitungan yang jauh lebih cepat, kamu dapat menyingkat pekerjaan administratif dan mengalihkan waktu produktif staf HR untuk pekerjaan utama, seperti pengembangan SDM.
2. Hemat biaya
Aplikasi slip gaji online tidak membutuhkan kertas (paperless) sehingga tidak hanya lebih ramah lingkungan tetapi juga menghemat biaya administrasi bisnis.
3. Keamanan data karyawan lebih terjamin
Tanpa kertas, data slip gaji tidak berisiko tercecer atau jatuh ke tangan orang lain. Data yang tersimpan di server cloud lebih aman, karena hanya dapat diakses oleh karyawan bersangkutan dengan username dan password. Karyawan jadi lebih mudah mengakses database gaji pribadi serta mengunduh dokumen tersebut kapan saja dan di mana saja jika dibutuhkan.
4. Informasi tersampaikan secara tepat waktu
Slip gaji bersifat rahasia sehingga dalam bentuk fisik membutuhkan waktu distribusi dan tak jarang tiba di tangan karyawan beberapa hari setelah tanggal penggajian. Penggunaan slip gaji digital mengatasi kendala jarak, dan langsung dapat diakses tepat pada saat pembayaran gaji, serta memudahkan karyawan mencocokkan jumlah gaji bersih yang diterima dengan perhitungan di slip gaji.
Gadjian adalah aplikasi payroll Indonesia yang memiliki fitur hitung gaji otomatis dan slip gaji online yang sangat efisien dan hemat biaya. Bukan hanya cepat dan bebas human error dalam kalkulasi slip gaji, Gadjian juga membantu pemilik bisnis menghemat biaya kelola administrasi karyawan.
HRIS cloud ini memiliki fitur portal karyawan, di mana masing-masing karyawan dapat mengakses slip gaji online mereka secara aman kapanpun dan di manapun. Karyawan juga bisa mengunduh dan memanfaatkan mobile app GadjianKu melalui smartphone Android atau iOS mereka untuk mengecek e-payslip cukup dari genggaman tangan.
Gadjian tidak hanya menghitung dan membuat slip gaji online lebih mudah dan praktis, tetapi juga memungkinkan divisi HR/Finance membayar gaji seluruh karyawan secara cepat, akurat dan aman hanya dengan sekali klik.
