Hai, Sobat! Setelah penulis (author) mengirim jurnal ke sistem OJS, tahap selanjutnya yaitu penyuntingan oleh editor sebelum artikel tersebut benar-benar diterbitkan. Namun sebelum itu, admin atau journal manager perlu menetapkan editor yang akan menangani artikel tersebut.
Nah, pada artikel ini akan membahas dua cara untuk menugaskan editor ke artikel yang masuk di OJS versi 3.4: secara manual dan otomatis. Yuk, simak langkah-langkahnya!
Sebelum memulai, ketahui terlebih dahulu deskripsi singkat mengenai fungsi fitur-fitur yang ada pada menu Submissions di bawah ini.
Menu Submissions
Terdapat 4 tab utama di menu Submissions, yaitu My Queue, Unassigned, Active dan Archived. Masing-masing tab menu disertai fitur filter dan dan pencarian. Yuk, simak selengkapnya di bawah ini, Sob!
- My Queue, tab ini berfungsi untuk menampilkan daftar submissions yang perlu diproses.
- Unassigned, tab ini berisi submissions yang belum ditugaskan kepada editor atau section editor. Biasanya artikel baru yang masih menunggu admin untuk melakukan assign manual kepada editor.
- Active, menampilkan semua submissions yang sedang dalam proses editorial, seperti: review, copyediting, proofreading, atau production. Submissions yang muncul di sini sudah ditugaskan kepada editor dan masih aktif dalam workflow.
- Archived, menyimpan semua submission yang sudah selesai diproses, baik yang sudah diterbitkan (published dalam issue), ditolak, atau ditarik oleh author.
Semua tab menu ini memiliki fitur pencarian (Search) seperti mencari berdasarkan judul, penulis, atau editor. Dan fitur filter misalnya bedasarkan Stage, Assignment, Categories, Issues dan lainnya.
Prasyarat
- Login ke OJS sebagai administrator atau editor
Cara 1: Manual
Ketika kamu tidak menentukan default editor untuk setiap section, maka OJS secara otomatis akan mengirim notifikasi ke semua Journal Manager (admin) agar mereka menetapkan editor terlebih dahulu. Di bawah ini cara menugaskan editor secara manual.
Step 1: Login sebagai administrator ke halaman OJS.
Step 2: Klik menu Submissions > pilih tab Unassigned > klik link Assign Editor.
Step 3: Kemudian lengkapi formulir dengan langkah-langkah:
- Locate a user: Tentukan editor yang akan ditugaskan. Di kolom dropdown pastikan kamu memilih role Journal Editor. Kamu bisa memanfaatkan kolom search1 untuk mencari nama editornya atau langsung menceklis checkbox lingkaran2 disamping kolom name.
- Choose a predefined message to use, or fill out the form below: Pilih pesan bawaan atau tulis pesan secara manual untuk memberi arahan kepada editor. Pastikan informasi dalam pesan jelas dan mencakup instruksi yang dibutuhkan.
- Assignment privileges: Kalau opsi ini diaktifkan, editor hanya akan dapat memberikan catatan rekomendasi ke artikel, tetapi tidak bisa langsung menetapkan keputusan akhir. Fitur ini berguna untuk memastikan bahwa hanya editor utama atau administrator jurnal yang dapat menetapkan keputusan akhir, sedangkan editor lain atau reviewer hanya berperan memberikan masukan.
- Message: Diisi pesan atau instruksi tambahan kepada editor.
- Pastikan semua kolom wajib bertanda (*) sudah diisi. Klik OK kalau sudah selesai. Cancel kalau ingin membatalkan penugasan.
Setelah melakukan langkah di atas, secara otomatis di halaman OJS editor akan muncul pesan notifikasi untuk menindaklanjuti tugas yang diberikan oleh journal manager.
Cara 2: Menetapkan Editor Default
Kalau kamu ingin lebih praktis supaya setiap ada artikel yang masuk tidak harus menetapkan editor secara manual, kamu bisa mengatur editor default dengan cara:
Step 1: dI grup menu Settings, pilih Journal > Sections.
Step 2: Klik ikon segitiga kecil lalu klik edit pada section yang ada.
Step 3: Pada jendela pop-up yang muncul, cari bagian Editorial Assignments > ceklis checkbox untuk menentukan editor default > Save.
Dengan begini, OJS akan otomatis menugaskan editor tersebut setiap kali ada submission baru ke section tersebut.
Semoga artikel ini membantu ya. Kalau ada yang masih bikin bingung, jangan ragu hubungi Tim Support Jagoan Hosting via Live Chat atau Open Ticket, Sob!