Hai, Sobat Jagoan! Saat penulis mengirimkan artikel ke jurnal, sistem OJS akan mengirimkan notifikasi otomatis kepada editor melalui email. Pada Dasbor OJS, kamu bisa memantau tugas-tugas yang tersedia pada menu My Queue, Unassigned, Active, dan Archived.
Artikel kali ini akan membantu editor untuk mengelola submissions pada menu Submissions di OJS versi 3.4, yuk simak, Sob!
1) Login sebagai editor ke halaman OJS.
2) Menu Submissions
Pada dashboard, klik menu Submissions. Maka akan melihat tab menu seperti berikut.
- My Queue: Menampilkan submissions menunggu tindakan, baik oleh editor, reviewer, atau section editor.
- Unassigned: Ini adalah daftar submission yang belum ditugaskan ke siapa pun. Suatu artikel atau jurnal yang belum ditugaskan, ditandai adanya tulisan ‘No editor has been assigned to this submissions’ . Editor atau journal manager bisa mengambil alih atau menetapkan editor dari sini.
- Active: Menampilkan semua submission yang sedang dalam proses editorial atau telah melewati tahap editorial, baik yang ditugaskan ke editor tersebut maupun tidak. Ini mencakup artikel yang sedang dalam tahap review, copyediting, atau produksi sebelum diterbitkan.
- Archived: Berisi submissions yang sudah diproses, baik ditolak, diterbitkan atau ditarik. Kalau diterbitkan muncul tanda hijau bertuliskan Published, status declined untuk artikel yang ditolak, dan status withdrawn untuk artikel yang ditarik.
3) View Detail Submission
Klik tombol View untuk membuka halaman detail submission yang dipilih.
Ada 2 tab utama yaitu Workflow dan Publication. Kamu dapat menggunakan tab Workflow untuk mengelola alur editorial artikel, mulai dari tahap pengajuan hingga produksi. Sementara tab Publication berfungsi ketika artikel sudah siap diterbitkan dan perlu ditautkan ke edisi jurnal serta dijadwalkan untuk tampil secara publik.
Tab Workflow terdiri dari 4 sub yaitu Submissions, Review, Copyediting dan Production.
- Di Submissions (disebut juga submission record) kamu bisa melihat file artikel yang diunggah penulis (author), mengunggah file baru (misalnya file revisi), mengunduh semua file submission, melihat tanggal unggah dan jenis file.
- Di bagian Pre-Review Discussions digunakan apabila editor ingin membangun komunikasi awal dengan penulis, sebelum artikel ditugaskan ke reviewer.
- Bagian Participans menampilkan pihak yang terlibat dalam submission tersebut, seperti editor, section editor, reviewer, atau copyeditor.
- Jika ingin mengirim artikel untuk ditinjau reviewer, klik Send for Reviewer.
- Klik Accept and Skip Review apabila kamu ingin melewati proses review. Umumnya, alur editorial mengikuti tahapan berikut: Submission ➝ Review ➝ Copyediting ➝ Production ➝ Namun, editor bisa menyesuaikan alur ini sesuai kebutuhan, misalnya langsung melewati tahap review jika artikel berasal dari undangan.
- Untuk menolak submissions, klik Decline Submissions.
- Pada tab Review dan Copyediting, kamu bisa memantau progres artikel selama proses peninjauan oleh reviewer dan proses penyuntingan naskah (copyediting).
- Terakhir, di tab Production, kamu akan melihat artikel yang sudah masuk tahap produksi dan siap diterbitkan. Setelah artikel diterbitkan, kamu tidak bisa lagi mengubah isi atau metadatanya melalui sistem.
Sebagai editor, kamu bisa menggunakan tab Publication untuk mengelola informasi akhir sebelum artikel diterbitkan. Terdedia beberapa menu penting yang berfungsi untuk menyempurnakan metadata dan publikasi artikel, seperti Title & Abstract, Contributors, Metadata, Galleys, Permissions & Disclosure, Issue, dan Authors History.
- Title&Abstract: Kamu bisa mengedit atau menambahkan informasi pada kolom prefix, Title, Subtitle, dan Abstract. Pastikan penulisan judul dan abstrak sudah sesuai dengan pedoman penulisan jurnal.
- Contributors: Gunakan bagian ini untuk menambah, mengubah, atau menghapus kontributor (author atau co-author) yang terlibat dalam submission. Klik Set Primary Contact untuk menetapkan kontributor utama yang akan menjadi kontak resmi terkait artikel. Gunakan fitur Order untuk mengatur urutan penulis, cukup klik dan drag untuk menyusunnya. Klik Preview untuk melihat tampilan informasi kontributor sebelum artikel dipublikasikan.
- Metadata: Di bagian ini, kamu bisa menambahkan atau menghapus kata kunci (keywords) yang tidak relevan dengan artikel. Kata kunci ini penting untuk meningkatkan ketercapaian artikel di mesin pencari.
- Galleys: Di sini kamu bisa mengunggah file galley (versi final artikel yang akan tampil publik), misalnya dalam format PDF atau HTML. Pastikan file galley sudah melalui proses penyuntingan akhir dan siap untuk dibaca oleh pembaca jurnal.
- Permissions & Disclosure: Menu ini digunakan untuk mencantumkan informasi seputar izin penggunaan, konflik kepentingan, atau penyataan keterbuakaan. Kamu bisa menambahkan keterangan lisensi atau pernyataan etika sesuai kebutuhan jurnal.
- Issue: Gunakan bagian ini untuk menautkan artikel ke issue (Edisi jurnal) tertentu. Klik Schedule for Publication setelah memilih issue agar artikel dijadwalkan untuk terbit pada edisi tersebut.
- Authors History: Di sini, kamu bisa melihat riwayat perubahan data penulis, termasuk penambahkan, penghapusan, atau pengeditan kontributor yang pernah dilakukan selama proses editorial.
Nah, pada bagian breadcrumb atau jalur navigasi menampilkan jalur atau hierarki menu tempat kamu berada saat ini.
- 3 /: menunjukkan ID atau urutan submission
Jagoan Hosting / : menunjukkan nama penulis atau kontibutor utama
Panduan Teknis Web Hosting: ini merupakan judul submission - Activity Log menampilkan riwayat aktivitas editor terkait submission. Library memungkinkan kamu untuk menambahkan dokumen yang relevan ke dalam perpustakaan submission. Dokumen ini bisa berupa panduan penulisan, template artikel, formulir persetujuan, atau dokumen lain yang perlu disimpan bersama submission tetapi tidak akan dipublikasikan ke pembaca.
4) Menugaskan Submisson
Untuk memproses artikel lebih lanjut, langkah pertama yang harus dilakukan adalah menugaskan seorang Editor atau Section Editor.
Untuk memulai proses editorial, klik Assign pada bagian Participants > pilih pengguna berdasarkan perannya, misalnya Editor atau Section Editor, lalu tulis pesan singkat untuk memberi tahu bahwa mereka ditugaskan mengelola artikel ini. Klik OK untuk mengonfirmasi penugasan.
Atau kamu juga bisa mengikuti cara menugaskan editor pada artikel Cara Assign Editor pada Artikel yang Masuk di OJS.
5) Setelah Penugasan
Setelah menugaskan seorang editor, kamu akan melihat nama Section Editor tampil di daftar Participants.
Nah, itu dia Sob, panduan lengkap untuk mengelola submission di OJS dari awal hingga siap diterbitkan. Dengan memahami setiap tahapan editorial, kamu bisa memastikan artikel yang masuk dikelola dengan profesional dan sesuai standar jurnal. Selamat mencoba!
Kalau ada yang masih bikin bingung, jangan ragu hubungi Tim Support Jagoan Hosting ya, via Live Chat atau Open Ticket, Sob!